Loka- ja marraskuu ovat yhdistysten syyskokousten aikaa. Savonlinnassa ja muualla Itä-Savossa toimii satoja yhdistyksiä – kyläyhdistyksiä, urheiluseuroja, kulttuuriyhdistyksiä, eläkeläisjärjestöjä ja harrastusseuroja – ja useimpien sääntöjen mukaan syksyllä hyväksytään seuraavan vuoden toimintasuunnitelma ja talousarvio sekä valitaan hallitus ja tarkastajat. Hyvin valmisteltu kokous on nopea, päätökset ovat päteviä ja jäsenet tuntevat voivansa vaikuttaa. Kokosimme yhdistyslain ja PRH:n ohjeiden pohjalta muistilistan syyskokouksen järjestäjälle.

1. Tarkista säännöt ensimmäisenä

Yhdistyksen säännöt ovat kokousjärjestelyjen tärkein ohje. Säännöissä määrätään, montako varsinaista kokousta vuodessa pidetään, milloin ne pidetään, mitä asioita niissä käsitellään sekä miten ja milloin kokouskutsu toimitetaan. Yhdistyslain mukaan yhdistyksen kokous on kutsuttava koolle siten kuin säännöissä on määrätty. Jos kutsua ei toimiteta sääntöjen mukaisesti, kokouksen päätökset voivat olla moitteenvaraisia, joten kutsuaikaa ja -tapaa (esimerkiksi sähköposti, kirje tai paikallislehti) kannattaa noudattaa tarkasti.

2. Kokouskutsun sisältö

Kokouskutsussa on mainittava ainakin kokouksen aika ja paikka sekä mahdollinen ennakkoilmoittautumisvelvollisuus. Ennakkoilmoittautumista voidaan vaatia vain, jos siitä on määräys säännöissä; tällöin kutsuaika lasketaan viimeisestä ilmoittautumispäivästä. Hyvä käytäntö on liittää kutsuun myös esityslista, jotta jäsenet tietävät etukäteen, mistä päätetään. Jos kokouksessa käsitellään sääntömuutosta, yhdistyksen purkamista tai muuta merkittävää asiaa, se on yleensä mainittava kutsussa erikseen.

3. Etäosallistuminen ja hybridikokous

Yhdistyslain muutoksen jälkeen etäosallistuminen on mahdollista suoraan lain nojalla. Hallitus tai yhdistyksen kokous voi päättää, että kokoukseen saa osallistua myös etäyhteydellä, jollei säännöissä ole tätä rajoitettu tai kielletty. Täysin etänä ilman kokouspaikkaa pidettävä kokous edellyttää sen sijaan, että säännöissä määrätään kokouksen voitavan järjestää ilman fyysistä kokouspaikkaa.

Jos etäosallistuminen on mahdollista, kutsussa on kerrottava osallistumisen edellytykset, tekninen toteutus, mahdolliset puhevallan rajoitukset sekä noudatettava menettely. Testaa yhteys ennen kokousta ja nimeä henkilö, joka seuraa etäosallistujien puheenvuoropyyntöjä ja äänestyksiä. Toimimaton yhteys voi pahimmillaan vaikuttaa päätösten pätevyyteen.

4. Tyypillinen syyskokouksen esityslista

  1. Kokouksen avaus
  2. Kokouksen järjestäytyminen: puheenjohtaja, sihteeri, pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat
  3. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
  4. Esityslistan hyväksyminen
  5. Toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä jäsenmaksujen suuruus seuraavalle vuodelle
  6. Hallituksen puheenjohtajan ja jäsenten valinta
  7. Toiminnantarkastajan tai tilintarkastajan ja heidän varahenkilöidensä valinta
  8. Muut kokouskutsussa mainitut asiat
  9. Kokouksen päättäminen

Esityslistan tarkka sisältö riippuu säännöistä. Joissakin yhdistyksissä on vain yksi vuosikokous, jossa käsitellään sekä edellisen vuoden tilinpäätös että tulevan vuoden suunnitelmat.

5. Toiminnantarkastaja vai tilintarkastaja?

Useimmille pienille yhdistyksille riittää toiminnantarkastaja. Tilintarkastuslain mukaan tilintarkastaja on valittava, jos vähintään kaksi seuraavista rajoista ylittyy sekä päättyneellä että sitä edeltäneellä tilikaudella: taseen loppusumma yli 100 000 euroa, liikevaihto tai vastaava tuotto yli 200 000 euroa tai palveluksessa keskimäärin yli kolme henkilöä. Säännöt tai avustuksen myöntäjä voivat silti edellyttää tilintarkastajaa. Jos valitaan vain yksi toiminnantarkastaja, on valittava myös varatoiminnantarkastaja.

6. Pöytäkirja ja ilmoitukset PRH:lle

Kokouksesta laaditaan pöytäkirja, jonka puheenjohtaja allekirjoittaa ja pöytäkirjantarkastajat tarkastavat. Jos kokouksessa vaihtuu hallituksen puheenjohtaja tai yhdistyksen nimenkirjoittajat, muutoksesta on tehtävä ilmoitus yhdistysrekisteriin. Myös sääntömuutokset on ilmoitettava PRH:lle, ja ne tulevat voimaan vasta, kun ne on merkitty rekisteriin. Muista, että PRH neuvoo rekisteri-ilmoituksissa, mutta se ei ohjeista yhdistysten kokousmenettelyä tai valvo yhdistysten sisäistä toimintaa.

7. Vinkit sujuvaan kokoukseen

  • Valmistele päätösehdotukset etukäteen jokaiseen kohtaan.
  • Kysy ehdokkailta suostumus hallitukseen jo ennen kokousta.
  • Varaa tila, johon pääsee esteettömästi, ja kerro pysäköinnistä ja kahvituksesta kutsussa.
  • Kerro kokouksen jälkeen tuloksista jäsenille ja yhdistyksen verkkosivuilla – se lisää kiinnostusta ensi vuoden kokoukseen.
  • Varaa kokoukselle realistinen aika ja aloita täsmällisesti; pitkäksi venyvä kokous karkottaa uudet jäsenet.
  • Kutsu mukaan myös uudet ja nuoremmat jäsenet henkilökohtaisesti – suora pyyntö toimii paremmin kuin yleinen ilmoitus.

8. Kokouksen jälkeen: uuden hallituksen ensimmäiset askeleet

Uuden hallituksen kannattaa kokoontua mahdollisimman pian syyskokouksen jälkeen, viimeistään vuodenvaihteessa. Ensimmäisessä kokouksessa sovitaan tehtävänjaosta, kuten varapuheenjohtajasta, sihteeristä ja rahastonhoitajasta, sekä pankkitilin käyttöoikeuksista. Samalla on hyvä käydä läpi toimintasuunnitelman aikataulu, avustushakujen määräajat ja tapahtumakalenteri. Selkeä tehtävänjako keventää yksittäisten vapaaehtoisten taakkaa ja auttaa pitämään yhdistyksen toiminnan elinvoimaisena myös tulevina vuosina.

Artikkeli on yleistä tietoa eikä oikeudellista neuvontaa. Noudata aina oman yhdistyksesi sääntöjä ja tarkista ajantasainen lainsäädäntö Finlexistä.

Lähteet

Yhdistyksen syyskokous: muistilista kutsusta pöytäkirjaan
Genesis Foster Uutiset, Yhdistystoiminta